Đừng bắt đầu bằng việc tải cả bảng khách hàng
Một bảng trông gọn hơn chưa chắc đã đúng hơn. Khi mở CSV, mã 00125 có thể thành 125; ngày 03/04 có thể bị hiểu theo hai cách. Hãy giữ nguyên tệp gốc, làm việc trên bản sao và tạo vài dòng dữ liệu giả có cùng cấu trúc. Bạn có thể nhờ AI đề xuất cách kiểm tra trên mẫu đó trước khi quyết định có được phép sử dụng dữ liệu thật hay không.
Chốt kiểu dữ liệu bằng một bảng quy ước
| Cột | Quy ước mẫu | Lỗi cần tìm |
|---|---|---|
| Mã đơn | Văn bản, đủ 5 ký tự | Mất số 0 đầu |
| Ngày | YYYY-MM-DD | Đảo ngày và tháng |
| Số lượng | Số nguyên không âm | Ô trống hoặc chữ |
| Đơn giá VND | Số, tách khỏi ký hiệu tiền | Dấu phân cách sai |
| Thành tiền VND | Số lượng × đơn giá | Công thức không khớp |
Đây là quy ước cho bài tập, không phải quy tắc áp dụng cho mọi hệ thống. Đọc hướng dẫn nhập tệp của phần mềm nhận dữ liệu trước. Nếu mã đơn là định danh, phép cộng trên mã không có ý nghĩa.
Một yêu cầu mẫu để AI chỉ ra lỗi
Bạn có thể viết: “Đây là dữ liệu giả. Không sửa trực tiếp. Theo bảng quy ước, hãy liệt kê số dòng, cột, giá trị gốc, loại lỗi và cách kiểm tra. Nếu một ngày có hai cách hiểu, đánh dấu cần xác nhận. Không tự bổ sung dữ liệu thiếu.” Sau đó đưa ba đến năm dòng mẫu, gồm một mã có số 0 đầu, một ngày mơ hồ và một ô trống. Giữ câu trả lời ở dạng đề xuất để bạn kiểm tra từng thay đổi.
Đối chiếu bằng ví dụ có đáp án biết trước
Tạo đơn A gồm 2 sản phẩm, mỗi sản phẩm 35.000 VND: thành tiền phải là 70.000 VND. Đơn B gồm 3 sản phẩm, mỗi sản phẩm 12.000 VND: thành tiền là 36.000 VND. Tổng của hai dòng là 106.000 VND, chưa giả định phí hoặc thuế. Tự tính kết quả này rồi mới so với AI và bảng tính. Nếu ba kết quả khác nhau, kiểm tra kiểu dữ liệu, phạm vi công thức và dòng bị lọc; đừng chọn số xuất hiện nhiều lần nhất.
Kiểm tra lại sau khi xuất tệp
- Nhập CSV qua công cụ nhập dữ liệu và đặt cột mã thành văn bản khi cần giữ số 0 đầu.
- So sánh số dòng trước và sau; tìm dòng trùng theo quy tắc nghiệp vụ đã chọn.
- Mở lại tệp đã xuất bằng quy trình nhập tương tự, kiểm tra tiếng Việt và ngày tháng.
- Lưu một bảng ghi các thay đổi đã chấp nhận, cùng lý do và người kiểm tra.
Đổi định dạng ô có lấy lại số 0 bị mất không? Không nên coi đó là cách khôi phục dữ liệu gốc: nếu không biết độ dài mã, bạn không biết cần thêm bao nhiêu số 0. AI báo không có lỗi thì dùng ngay được chưa? Hãy chạy các phép đối chiếu đã biết đáp án. AI giúp đề xuất kiểm tra; tệp cuối vẫn cần khớp quy ước và hệ thống nhận.
Nguồn và cách thực hiện
Microsoft: giữ số 0 đầu và số dài trong Excel
Đọc tiếp
Bài viết cùng chủ đề
AI cho công việc
Công cụ và bước tiếp theo · AI cho công việc →
